Cos'è il whistleblowing e chi è un whistleblower?
Il whistleblowing è uno strumento che consente di segnalare in modo riservato eventuali violazioni di cui si sia venuti a conoscenza esclusivamente nel contesto lavorativo dell’OCF.
Il whistleblower (o segnalante) è la persona che segnala la violazione attraverso i canali appositamente predisposti nel rispetto del decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24; al whistleblower sono riconosciute le tutele previste dal predetto decreto.
Per ulteriori informazioni consigliamo di leggere attentamente la Procedura disponibile alla pagina “Whistleblowing Policy” di questa piattaforma, altresì pubblicata sul portale dell’Organismo www.organismocf.it, alla pagina “OCF Trasparente”, sezione “Segnalazioni di condotte illecite – Whistleblowing ai sensi del D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24”, e il decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24.
Questa piattaforma non è utilizzabile per le segnalazioni sugli iscritti all’albo unico dei consulenti finanziari. Per tali segnalazioni puoi consultare sul portale istituzionale dell’OCF www.organismocf.it, la pagina Home/Attività/Regolamenti OCF, Sezione “Segnalazioni sui consulenti finanziari”.
Quali fatti o atti si possono segnalare?
Attraverso questa piattaforma è possibile segnalare situazioni, fatti, circostanze di cui si è venuti direttamente a conoscenza nel contesto lavorativo e che riguardino comportamenti non conformi alle regole che l’OCF è tenuto a rispettare, ossia le violazioni definite dall’art. 2, comma 1, lett. a), del D. Lgs. n. 24/2023 (ad eccezione della n. 1).
Costituiscono oggetto di segnalazione condotte illecite con le quali si intendono fenomeni tra loro diversi che comprendono illeciti e/o irregolarità nella gestione o organizzazione dell’attività di OCF nella misura in cui tali irregolarità costituiscono indizi sintomatici di violazioni del Modello 231 e/o del Codice di Condotta.
Pertanto, le condotte illecite oggetto delle segnalazioni meritevoli di tutela comprendono:
1) tutte le condotte illecite (reati) rilevanti ai sensi del D. Lgs. n. 231/2001 ove i comportamenti siano posti in essere nell’interesse e/o a vantaggio dell’Organismo e le condotte che costituiscono una violazione del Modello 231;
2) gli illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea o nazionali indicati nell’allegato al D. Lgs. n. 24/2023 ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione Europea indicati nell’allegato alla Direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nell’allegato al D. Lgs. n. 24/2023, relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
3) gli atti o le omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea di cui all’art. 325 del Trattato sul Funzionamento dell’Unione Europea (TFUE) specificati nel diritto derivato pertinente dell’Unione Europea;
4) gli atti o le omissioni riguardanti il mercato interno, di cui all’art. 26, paragrafo 2 del Trattato sul Funzionamento dell’Unione Europea (TFUE), comprese le violazioni delle norme dell’Unione Europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
5) gli atti o i comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione nei settori indicati nei precedenti nn. 2), 3), 4).
Non esiste una lista tassativa di condotte che possono costituire l’oggetto del whistleblowing.
Le condotte illecite segnalate devono riguardare situazioni, fatti, circostanze di cui il soggetto segnalante sia venuto direttamente a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro/collaborazione, tali da ricomprendere quanto si è appreso in virtù dell’ufficio rivestito e/o le notizie che siano state acquisite in occasione e/o a causa dello svolgimento delle mansioni lavorative o delle attività professionali, seppure in modo casuale.
In questa prospettiva, le segnalazioni devono essere effettuate in buona fede, devono essere il più possibile circostanziate e offrire il maggior numero di elementi al fine di consentire le dovute verifiche.
Non è necessario che il dipendente e/o il collaboratore siano certi dell’effettivo accadimento dei fatti denunciati. Tuttavia, per l’applicazione delle misure di protezione del segnalante occorre che ricorrano le seguenti condizioni:
a) al momento della segnalazione, la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate fossero vere e rientrassero nell'ambito oggettivo delle segnalazioni; in tale prospettiva non è sufficiente il mero sospetto da parte del segnalante (es. “voci di corridoio”), ma il sospetto deve essere invece fondato.
b) la segnalazione è stata effettuata attraverso i canali di segnalazione interna messi a disposizione dall’Organismo.
I motivi che hanno indotto la persona a segnalare sono irrilevanti ai fini della sua protezione.
Per maggiori informazioni invitiamo a consultare la Procedura dell’OCF pubblicata su questa piattaforma alla pagina “Whistleblowing Policy” e altresì disponibile sul portale dell’Organismo www.organismocf.it, alla pagina “OCF Trasparente” ,sezione “Segnalazioni di condotte illecite – Whistleblowing ai sensi del D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24”.
Come si può inviare una segnalazione tramite la piattaforma?
Il sistema prevede due modalità di invio di una segnalazione:
- da utente registrato: il segnalante crea un account tramite il quale accede con username e password (scelte da lui) alle proprie segnalazioni. In questo caso l’identità del segnalante è disponibile all’Organismo di Controllo destinatario, ma è separata dalla segnalazione e nascosta.
- da utente non registrato: il segnalante crea la segnalazione e la invia senza aver preventivamente registrato il proprio account. In seguito all’invio della segnalazione, il sistema rilascia dei codici con cui il segnalante potrà accedere successivamente all’area riservata della propria segnalazione. In questo caso, è indispensabile che il segnalante custodisca con cura i codici rilasciati perché, in caso di smarrimento, non avrà più accesso alla segnalazione effettuata.
Se il segnalante ha indicato nome e cognome, la sua identità resterà nascosta ma accessibile solo all’Organismo di Controllo dell’OCF (destinatario della segnalazione).
Se il segnalante preferisce restare anonimo, è sufficiente che non indichi riferimenti che potrebbero far risalire alla propria identità, anche nei file eventualmente allegati. Se il segnalante lo vorrà, o se richiesto dall’Organismo di Controllo, egli potrà comunicare la propria identità, successivamente, tramite l’area messaggi.
Come si può verificare l'andamento della propria segnalazione?
Se il segnalante è un utente REGISTRATO o ha indicato l’indirizzo e-mail come UTENTE NON REGISTRATO, egli riceverà una notifica via e-mail nel caso in cui l’Organismo di Controllo debba richiedere ulteriori informazioni o chiarimenti. Ad ogni modo consigliamo di accedere periodicamente alla propria segnalazione per verificare direttamente la presenza di eventuali richieste o semplicemente per consultarne lo stato di lavorazione. Per motivi di riservatezza, si raccomanda di non utilizzare un indirizzo di posta elettronica aziendale.
Come si può integrare la propria segnalazione?
La segnalazione può essere integrata dopo l’invio, accedendo alla segnalazione stessa e inserendo una comunicazione nell’area “messaggi”.
Da chi e come viene gestita la segnalazione?
La segnalazione è gestita dall’Organismo di Controllo dell’OCF: un soggetto autonomo, imparziale e indipendente.
Il processo di gestione è descritto nel dettaglio nella Procedura dell’OCF pubblicata su questa piattaforma alla pagina “Whistleblowing Policy” e altresì disponibile sul portale dell’Organismo www.organismocf.it, alla pagina “OCF Trasparente” ,sezione “Segnalazioni di condotte illecite – Whistleblowing ai sensi del D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24”
Chi può visualizzare l’identità del segnalante?
Le segnalazioni e l'identità del segnalante sono altamente riservate, per questo motivo il software ne nasconde l’identità. L'accesso all'identità del segnalante è concesso esclusivamente al destinatario della segnalazione (l’Organismo di Controllo dell’OCF). Nel caso in cui il destinatario abbia visualizzato l’identità, il segnalante verrà informato dalla piattaforma tramite un avviso. Il sistema non utilizza sistemi di log che consentano di risalire all’identità di chi invia una segnalazione.
Quando potrebbero chiedere al segnalante di rivelare la propria identità?
L’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui essa possa evincersi, direttamente o indirettamente, non possono essere rivelate dall’Organismo di Controllo destinatario della segnalazione ad altre persone senza il consenso espresso del segnalante.
Quando la segnalazione può dar luogo ad un procedimento disciplinare nei confronti della persona segnalata, e qualora la rivelazione dell’identità del whistleblower sia indispensabile per la difesa del segnalato, l’Organismo di Controllo chiederà il consenso alla rivelazione dell’identità, motivandone per iscritto le ragioni. Il consenso è facoltativo, tuttavia se il segnalante nega il consenso a rivelare la propria identità, tale identità non potrà essere comunicata alla persona segnalata e, contestualmente, non potrà essere dato seguito al procedimento disciplinare.
Quando l’identità del segnalante potrebbe essere rivelata indipendentemente dal suo consenso?
Nell’ambito di procedimenti penali l’identità del segnalante è coperta dal segreto sugli atti compiuti nelle indagini preliminari (art. 329 c.p.p.).
Cosa succede se il segnalante ha effettuato una segnalazione falsa?
Se nella segnalazione il whistleblower ha riportato con dolo o colpa grave informazioni false, egli non potrà beneficiare della specifica tutela prevista per il segnalante. Se dovesse essere accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale (per dolo) o civile (per dolo o colpa grave) del segnalante derivante dai reati di diffamazione o di calunnia, le tutele non sono garantite e al segnalante sarà irrogata una sanzione disciplinare.
