Questa piattaforma è un canale di segnalazione interna messo a disposizione dall’OCF per segnalare violazioni di cui si sia venuti a conoscenza nel contesto lavorativo in maniera sicura, riservata e – se lo si desidera – in forma completamente anonima, cioè senza indicare il proprio nome e cognome.

La segnalazione è accessibile solo al segnalante e all’Organismo di Controllo dell’OCF, un soggetto autonomo, imparziale e indipendente, che la gestisce nel rispetto della normativa vigente e della procedura per la gestione delle segnalazioni di condotte illecite appositamente adottata dall’OCF (Procedura per la gestione delle segnalazioni di condotte illecite - Whistleblowing ai sensi del D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24) disponibile alla pagina “Whistleblowing Policy” di questa piattaforma.

La segnalazione sarà utilizzata solo per quanto necessario a dare adeguato seguito alla stessa.

Prima di effettuare una segnalazione, si raccomanda un’attenta lettura della suddetta Procedura (disponibile alla pagina “Whistleblowing Policy” di questa piattaforma e altresì pubblicata sul portale dell’Organismo www.organismocf.it, alla pagina “OCF Trasparente”, sezione “Segnalazioni di condotte illecite – Whistleblowing ai sensi del D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24”) per comprendere più dettagliatamente cosa si può segnalare, come viene gestita la segnalazione e quali sono le sue conseguenze. Sempre dalla home page di questa piattaforma, è possibile inoltre consultare la sezione “FAQ” e la “Informativa privacy”.

È possibile effettuare una segnalazione con registrazione oppure senza registrazione alla piattaforma.

La modalità di segnalazione con registrazione alla piattaforma prevede la preliminare creazione di un account da parte del segnalante, che è identificato tramite il proprio nome e cognome.

La modalità di segnalazione senza registrazione alla piattaforma consente di inviare una segnalazione senza la preventiva creazione di un account e, se il segnalante lo desidera, senza indicare il proprio nome e cognome (segnalazione anonima).

Se il segnalante ha indicato il proprio nome e cognome o se ha inviato la segnalazione come utente registrato, la sua identità resta nascosta anche all’Organismo di Controllo dell’OCF, che però avrà la facoltà di visualizzarla se lo riterrà necessario. In tal caso il segnalante verrà informato da un avviso all’interno della segnalazione. L’Organismo di Controllo garantisce la massima riservatezza dell’identità del segnalante e di qualsiasi altra informazione da cui essa può evincersi.

Questa piattaforma garantisce la riservatezza e la sicurezza delle informazioni immesse: tutti i contenuti inseriti dal segnalante, compresa la sua identità, sono crittografati e possono essere letti o ascoltati esclusivamente dal segnalante e dal destinatario della segnalazione (l’Organismo di Controllo dell’OCF).

Per maggiore riservatezza suggeriamo di:

• non inserire dati personali che potrebbero far risalire alla propria identità nella descrizione del fatto segnalato;
• non indicare come recapito un indirizzo e-mail aziendale;
• non inviare la segnalazione dalla postazione di lavoro.

Rispetto ai dati personali raccolti tramite la piattaforma, si evidenzia che il segnalante è invitato a comunicare soltanto i dati e le informazioni collegati ai fatti segnalati e, pertanto, strettamente necessari allo svolgimento dell’istruttoria conseguente alla segnalazione.

Una volta inviata la segnalazione, è possibile seguirne l’andamento e continuare a comunicare con l’Organismo di Controllo attraverso l’area messaggi associata alla segnalazione. Anche in questo caso, tutte le informazioni sono crittografate e protette dalla piattaforma. Se il segnalante ha indicato un indirizzo e-mail (o se ha inviato la segnalazione da utente registrato), egli riceverà una notifica via e-mail ogni qual volta l’Organismo di Controllo invierà un messaggio. In ogni caso consigliamo di accedere periodicamente alla segnalazione effettuata per verificare la presenza di eventuali richieste di chiarimenti o riscontri da parte dell’Organismo di Controllo. 

Se la segnalazione è stata inviata senza registrazione alla piattaforma, si ricorda di conservare con cura i codici relativi alla segnalazione, in quanto, in caso di smarrimento, tali codici non potranno essere recuperati o duplicati in alcun modo e il segnalante perderà irrimediabilmente l’accesso alla segnalazione effettuata.