Procedura per la gestione delle segnalazioni di condotte illecite – Whistleblowing

ai sensi del D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24

  adottata dall’Organismo di vigilanza e tenuta dell’albo unico dei Consulenti Finanziari - OCF

 

Sommario

1.         PREMESSA

2.         SCOPO DELLA PROCEDURA

3.         DEFINIZIONI

4.         RIFERIMENTI

5.         DESTINATARI

6.         OGGETTO E REQUISITI DELLA SEGNALAZIONE

7.         IL CONTENUTO DELLA SEGNALAZIONE

8.         LE FORME DI TUTELA DEL WHISTLEBLOWER

9.         IL PROCESSO DI GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI

9.1       LA PRESENTAZIONE DELLA SEGNALAZIONE INTERNA: I CANALI DI SEGNALAZIONE

9.2       L’ACQUISIZIONE DELLA SEGNALAZIONE INTERNA E L’ESAME PRELIMINARE

9.3       ITER ISTRUTTORIO

10.       LA PRESENTAZIONE DELLA SEGNALAZIONE ESTERNA        

11.       LE DIVULGAZIONI PUBBLICHE

12.       CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE INERENTE ALLE SEGNALAZIONI E INFORMATIVA PRIVACY        

13.       SISTEMA DISCIPLINARE E AGGIORNAMENTO DELLA PROCEDURA

 

 

        1. PREMESSA

L’istituto giuridico del c.d. ‘whistleblowing’ è stato introdotto nell’ordinamento giuridico nazionale dall’art. 1, comma 51, Legge 6 novembre 2012, n. 190, recante “Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell’illegalità nella pubblica amministrazione” che, inserendo l’art. 54-bis all’interno del D. Lgs. 30 marzo 2001, n. 165, in materia di “Norme generali sull’ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche”, ha previsto un regime di tutela del dipendente pubblico che segnala condotte illecite di cui sia venuto a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro. La disciplina è stata dapprima integrata dal D.L. 24 giugno 2014, n. 90, convertito nella L. 11 agosto 2014, n. 114, recante “Misure urgenti per la semplificazione e la trasparenza amministrativa e per l'efficienza degli uffici giudiziari”, che modificando l’art. 54-bis ha introdotto anche l’ANAC quale soggetto destinatario delle segnalazioni.

L’ANAC è successivamente intervenuta sulla materia con l’emissione della Determinazione n.  6 del 28 aprile 2015 recante “Linee guida in materia di tutela del dipendente pubblico che segnala illeciti (c.d. whistleblowing)” evidenziando, tra l’altro, la necessità di estendere l’istituto ai dipendenti di enti di diritto privato in controllo pubblico ed enti pubblici economici che segnalano condotte illecite, nonché ai consulenti, ai collaboratori a qualsiasi titolo e ai collaboratori di imprese fornitrici dell’amministrazione.

Una successiva modifica dell’istituto è intervenuta con la promulgazione della Legge 30 novembre 2017, n. 179, recante “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato”, che ha differenziato la disciplina del settore pubblico (art. 1) da quella del settore privato (art. 2).

Rispetto all’ambito privatistico la legge è intervenuta sul D. Lgs. 8 giugno 2001, n. 231, inserendo all’art. 6 (“Soggetti in posizione apicale e modelli di organizzazione dell’ente”) misure di tutela dei soggetti segnalanti al fine di incentivare la collaborazione dei lavoratori consentendo loro la segnalazione in condizioni di sicurezza di eventuali illeciti di cui vengono a conoscenza.

Infatti, la Legge n. 179/2017 ha disciplinato:

• il divieto di atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti del segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione;
• l’introduzione di sanzioni nei confronti di chi viola le misure di tutela del segnalante, nonché di chi effettua con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelano infondate;
• la possibilità per il segnalante o per l’organizzazione sindacale di denunciare all’Ispettorato nazionale del lavoro l’adozione di misure discriminatorie nei confronti dei soggetti che effettuano le segnalazioni;
• la nullità del licenziamento ritorsivo o discriminatorio, nonché del mutamento di mansioni ai sensi dell’articolo 2103 del codice civile, nonché qualsiasi altra misura ritorsiva o discriminatoria adottata nei confronti del segnalante;
• l’onere a carico del datore di lavoro, in caso di controversie legate all’irrogazione di sanzioni disciplinari, o a demansionamenti, licenziamenti, trasferimenti, o sottoposizione del segnalante ad altra misura organizzativa avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro, successivi alla presentazione della segnalazione, di dimostrare che tali misure sono fondate su ragioni estranee alla segnalazione stessa.

La disciplina sul whistleblowing è stata oggetto di un riassetto complessivo attraverso il D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 (d’ora in poi anche “Decreto Whistleblowing”), che ha recepito la Direttiva UE 2019/1937 del Parlamento e del Consiglio UE del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione. Oltre a rafforzare la tutela per i soggetti che effettuano segnalazioni, denunce o anche divulgazioni pubbliche (istituto, quest’ultimo, introdotto ex novo), il Decreto Whistleblowing l’ha estesa anche a soggetti diversi da chi segnala ma che, in qualche modo, lo supportano.

Di seguito le principali novità introdotte dal D. Lgs. n. 24/2023:

• l’estensione agli enti di diritto privato dell’ambito soggettivo di applicazione della disciplina;
• l’ampliamento del novero dei soggetti che hanno diritto alla protezione per le segnalazioni, denunce o divulgazioni pubbliche;
• l’ampliamento dell’ambito oggettivo delle fattispecie che costituiscono violazioni oggetto di segnalazione, denuncia o divulgazione per le quali sorge il diritto alla protezione, nonché la distinzione di ciò che oggetto di protezione e di ciò che non lo è;
• la previsione e la disciplina di tre canali di segnalazione e delle condizioni per accedervi: interno (agli enti); esterno, gestito dall’ANAC; di divulgazione pubblica mediante organi di stampa o social media;
• l’indicazione di diverse modalità di segnalazione che può avvenire, oltre che in forma scritta, anche in forma orale;
• la disciplina degli obblighi di riservatezza e di trattamento dei dati personali ricevuti, gestiti e comunicati da terzi e a terzi;
• la precisazione di ciò che si intende per ritorsione;
• la specificazione delle misure di tutela e protezione dei segnalanti e di coloro che comunicano di essere stati oggetto di misure ritorsive;
• la previsione di misure di sostegno ai segnalanti che possono essere messe a disposizione da enti del terzo settore con competenze adeguate e a titolo gratuito;
• la revisione del sistema sanzionatorio applicabile da ANAC e dagli enti di diritto privato.

Dopo l’emissione del Decreto Whistleblowing, l’ANAC ha predisposto Linee Guida(1) volte a fornire indicazioni principalmente per la presentazione e la gestione delle segnalazioni esterne rivolte all’Autorità stessa. Nelle Linee Guida, tuttavia, gli indirizzi interpretativi e applicativi riguardano anche gli altri istituti e le tutele contenute nel D. Lgs. n. 24/2023, dei quali, come suggerito dall’ANAC, si è tenuto conto per adeguare al nuovo quadro normativo la presente Procedura.

Il presente documento si limita a richiamare le segnalazioni esterne e le divulgazioni pubbliche, rivolte a soggetti diversi da OCF (rispettivamente l’ANAC e i mezzi di informazione e i social media) e regolate direttamente dal Decreto Whistleblowing e dalle Linee Guida, e disciplina nel dettaglio gli atti che devono essere adottati verso OCF in quanto condizioni per l’attivazione dei due istituti suindicati, nonché gli obblighi che permangono in capo all’OCF stesso per l’attuazione delle misure di tutela protezione anche quando collegate ai canali esterni di segnalazione e divulgazione.

OCF, nel rispetto di tali previsioni normative, al fine di garantire la riservatezza dell’identità del segnalante nelle attività di gestione delle segnalazioni, mette a disposizione “canali informativi dedicati” verso l’Organismo di Controllo di OCF (vedi infra par.3).

 

2. SCOPO DELLA PROCEDURA

La presente procedura, nel rispetto di quanto previsto dal Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 8 giugno 2001, n. 231 adottato da OCF e in conformità alla normativa di cui al Decreto Whistleblowing, ha lo scopo di disciplinare il processo di ricezione, analisi e trattamento delle segnalazioni dell’OCF, da chiunque inviate o trasmesse, anche in forma anonima.

La finalità del presente documento è, altresì, quella di rimuovere i fattori che possono ostacolare o disincentivare il ricorso all’istituto, quali i dubbi e le incertezze circa la procedura da seguire e i timori di ritorsioni o discriminazioni.

In tale prospettiva, l’obiettivo perseguito dalla presente procedura è quello di fornire al whistleblower chiare indicazioni operative circa oggetto, contenuti, destinatari e modalità di trasmissione delle segnalazioni, nonché circa le forme di tutela che gli vengono offerte nel nostro ordinamento.

 

3. DEFINIZIONI

Nella presente Procedura si intendono per:

• ORGANISMO: Organismo di vigilanza e tenuta dell’albo unico dei Consulenti Finanziari - OCF.
• ANAC: Autorità Nazionale Anticorruzione.
• Organismo di Controllo o OdC: l’organismo dotato di autonomi poteri di vigilanza e controllo, a cui è affidata da OCF la responsabilità di vigilare sul funzionamento e l’osservanza del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo adottato da OCF, nonché di curarne l’aggiornamento.
• Modello 231: il Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex art. 6, comma 1, lett. a) D. Lgs. n. 231/2001 adottato da OCF.
• Decreto Whistleblowing: il Decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 recante “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”.
• Whistleblowing (segnalazione di illeciti): il processo di segnalazione, all’interno di OCF, di condotte illecite integrate da reati, illeciti, violazioni del Modello e/o del Codice di Condotta, o di altre irregolarità (intese come ‘elementi concreti’ tali da far ritenere ragionevolmente al whistleblower che potrebbe essere commessa una delle Condotte illecite) da parte di un soggetto che ne sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro e che prevede, per il segnalante (c.d. whistleblower), uno specifico regime di tutele, riconosciute dalla legge, per impedire che siano attuate contro quest’ultimo misure discriminatorie e ritorsive in conseguenza della segnalazione effettuata.
• Segnalazione: la comunicazione scritta o orale trasmessa utilizzando i canali messi a disposizione da OCF o dall’ANAC, inviata da un soggetto qualificato (whistleblower) avente ad oggetto condotte illecite, di cui il segnalante è venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro/collaborazione.
• Condotte illecite: le violazioni definite dall’art. 2, comma 1, lett. a), del D. Lgs. n. 24/2023, ad eccezione della n. 1, ossia di illeciti civili, penali, amministrativi o contabili che non rientrano nelle altre previsioni. Per condotte illecite, si intendono fenomeni tra loro diversi che comprendono illeciti penali, illeciti civili, illeciti amministrativi o anche irregolarità nella misura in cui tali irregolarità costituiscono indizi sintomatici di violazioni del Modello 231 e/o del Codice di Condotta.
• Whistleblower (segnalante): la persona che segnala e/o divulga violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Pubblica Amministrazione o dell’ente privato, di cui è venuta a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato. La nozione di whistleblower ricomprende il personale dipendente di OCF, il consulente o collaboratore autonomo, il lavoratore dipendente o collaboratore di imprese fornitrici di beni e servizi o che realizzano opere in favore di OCF, il volontario e il tirocinante, retribuito e non retribuito, gli associati e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, che segnala condotte illecite, di cui sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro.

Si può segnalare:

• 1. quando il rapporto giuridico è in corso;
  2. durante il periodo di prova;
  3. quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
  4. successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite prima dello scioglimento del rapporto stesso.
• Facilitatore: persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata.
• Piattaforma di whistleblowing: il sistema di gestione informatizzata adottato dall’OCF per l’invio e la gestione delle segnalazioni, a cui si accede tramite l’indirizzo https://ocf.segnalazioni.net/ ovvero tramite la home page del sito istituzionale dell’OCF, www.organismocf.it, pagina “OCF Trasparente”, sezione Segnalazioni di condotte illecite – Whistleblowing ai sensi del D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24. Tale piattaforma, in base a quanto previsto dalla normativa vigente, consente all’OCF di garantire la massima tutela della riservatezza dell’identità del segnalante e la segretezza del contenuto della segnalazione stessa e della relativa documentazione allegata, in quanto provvede all’immediata cifratura della segnalazione attraverso l’utilizzo di strumenti e di un protocollo di crittografia che ne assicurano l’inalterabilità. Inoltre, l’accesso è garantito solo ed esclusivamente all’Organismo di Controllo.

 

4. RIFERIMENTI

Ai fini del presente documento, sono considerati i seguenti riferimenti:

• • Legge 6 novembre 2012, n. 190 “Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell’illegalità nella Pubblica Amministrazione”.
  • Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231 “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell'articolo 11 della legge 29 settembre 2000, n. 300”.
  • Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24 “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”.
  • Delibera ANAC n. 469 del 9 giugno 2021 (Linee Guida adottate dall’Autorità e modificate con il Comunicato del Presidente dell’Autorità del 21 luglio 2021): “Schema di Linee guida in materia di tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza in ragione di un rapporto di lavoro, ai sensi dell’art. 54bis D. Lgs. n. 165/2001 (c.d. whistleblowing)”.
  • Delibera ANAC n. 311 del 12 luglio 2023 (pubblicata nella Gazzetta Ufficiale Serie Generale n.172 del 25 luglio 2023): “Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. Procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne”.
  • Direttiva (UE) 2019/1937 “Direttiva del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante «La protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione» (in G.U.U.E. L 305, 26.11.2019, p. 17–56)”.
  • Regolamento UE 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE.
  • Linee Guida Confindustria: Linee Guida emanate da Confindustria nel 2002 e aggiornate successivamente nel 2004, nel 2008, nel 2014 e nel 2021. Le Linee Guida forniscono alle associazioni e alle imprese indicazioni di tipo metodologico su come costruire un Modello idoneo a prevenire la commissione dei Reati e a fungere, quindi, da esimente dalla responsabilità e dalle sanzioni previste dal D. Lgs. n. 231/2001.
  • Nuova disciplina “Whistleblowing” – Guida operativa per gli enti privati di Confindustria, ottobre 2023.

 

5. DESTINATARI

Destinatari della procedura sono:

• i vertici di OCF e i componenti degli organi associativi;

• i dipendenti di OCF;

• i partner, i fornitori, i consulenti, i collaboratori e più in generale, chiunque sia in relazione di interessi con OCF.

 

6. OGGETTO E REQUISITI DELLA SEGNALAZIONE

Costituiscono oggetto di segnalazione le Condotte illecite, con le quali si intendono fenomeni tra loro diversi che comprendono illeciti, irregolarità nella gestione o organizzazione dell’attività di OCF nella misura in cui tali irregolarità costituiscono indizi sintomatici di violazioni del Modello 231 e/o del Codice di Condotta.

Pertanto, le condotte illecite oggetto delle segnalazioni meritevoli di tutela comprendono:

1) tutte le condotte illecite (reati) rilevanti ai sensi del D. Lgs. n. 231/2001 ove i comportamenti siano posti in essere nell’interesse e/o a vantaggio dell’Organismo e le condotte che costituiscono una violazione del Modello 231;

2) gli illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea o nazionali indicati nell’allegato al D. Lgs. n. 24/2023 ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione Europea indicati nell’allegato alla Direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nell’allegato al D. Lgs. n. 24/2023, relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento  del  terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;

3) gli atti o le omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea di cui all’art. 325 del Trattato sul Funzionamento dell’Unione Europea (TFUE) specificati nel diritto derivato pertinente dell’Unione Europea;

4) gli atti o le omissioni riguardanti il mercato interno, di cui all’art. 26, paragrafo 2 del Trattato sul Funzionamento dell’Unione Europea (TFUE), comprese le violazioni delle norme dell’Unione Europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;

5) gli atti o i comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione nei settori indicati nei precedenti nn. 2), 3), 4).

Non esiste una lista tassativa di condotte che possono costituire l’oggetto del whistleblowing. Tuttavia, a titolo esemplificativo e non esaustivo, si indicano di seguito alcune condotte:

• le violazioni del Modello 231;
• le violazioni del Codice di Condotta;
• le irregolarità contabili;
• le false dichiarazioni;
• le false certificazioni;
• la violazione di norme in materie ambientali, di sicurezza sul lavoro e di controlli;
• la violazione di norme interne o esterne relative a procedure di assunzione del personale;
• le violazioni delle norme, anche interne, che disciplinano gli acquisti, tramite gara o altri affidamenti;
• la reiterata violazione delle disposizioni interne relative ai procedimenti/processi;
• le azioni suscettibili di creare un danno all’immagine di OCF;
• l’abuso di potere;
• gli incarichi e le nomine illegittimi;
• i conflitti di interessi;
• la cattiva gestione delle eventuali risorse pubbliche e il possibile danno erariale;
• gli illeciti nell’ambito della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi.

Le condotte illecite segnalate devono riguardare situazioni, fatti, circostanze di cui il soggetto sia venuto direttamente a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro/collaborazione, tali da ricomprendere quanto si è appreso in virtù dell’ufficio rivestito e/o le notizie che siano state acquisite in occasione e/o a causa dello svolgimento delle mansioni lavorative o delle attività professionali, seppure in modo casuale.

In questa prospettiva, le segnalazioni devono essere effettuate in buona fede, e devono essere il più possibile circostanziate e offrire il maggior numero di elementi al fine di consentire le dovute verifiche (cfr. par. 7).

Non è necessario che il dipendente e/o il collaboratore esterno siano certi dell’effettivo accadimento dei fatti denunciati. Tuttavia, per l’applicazione delle misure di protezione del segnalante occorre che ricorrano le seguenti condizioni:

a) al momento della segnalazione la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate fossero vere e rientrassero nell'ambito oggettivo delle segnalazioni; in tale prospettiva non è sufficiente il mero sospetto da parte del segnalante (es. “voci di corridoio”), ma il sospetto deve essere invece fondato.

b) la segnalazione è stata effettuata attraverso i canali di segnalazione interna messi a disposizione dall’Organismo.

I motivi che hanno indotto la persona a segnalare sono irrilevanti ai fini della sua protezione.

In linea generale, OCF incentiva la risoluzione di eventuali controversie lavorative, ove possibile, attraverso il confronto, anche informale, con i propri colleghi e/o con il proprio responsabile diretto. Le segnalazioni devono essere fatte in modo responsabile, nell’interesse di OCF, e devono riguardare comportamenti non conformi alle regole che OCF è tenuto a rispettare.

La segnalazione, oltre a indicare condotte illecite, come definite nel presente paragrafo, deve essere fatta per la salvaguardia dell’interesse all’integrità di OCF. Ciò significa che il fatto segnalato deve presentare elementi dai quali sia chiaramente desumibile una lesione, un pregiudizio, un ostacolo, un’alterazione del corretto e imparziale svolgimento di un’attività o di un servizio.

Si ribadisce che non sono invece meritevoli di tutela le segnalazioni fondate su meri sospetti o voci o contenenti informazioni che il segnalante sa essere false: ciò in quanto è necessario sia tenere conto dell’interesse dei terzi oggetto delle informazioni riportate nella segnalazione, sia evitare che l’Organismo svolga attività ispettive interne che rischiano di essere poco utili e comunque dispendiose. Analogamente la tutela del segnalante non si applica alle segnalazioni di informazioni che siano già interamente di dominio pubblico o alle notizie prive di fondamento. Tale tutela non opera altresì nei confronti del dipendente che viola la legge al fine di raccogliere informazioni, indizi o prove di illeciti in ambito lavorativo.

I fatti attinenti alla sfera privata del/dei segnalato/i saranno presi in considerazione solo se pertinenti all’oggetto della segnalazione.

 

7. IL CONTENUTO DELLA SEGNALAZIONE

Il whistleblower deve fornire tutti gli elementi utili a consentire di procedere alle dovute e appropriate verifiche e accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione. 

A tal fine, la segnalazione deve contenere in modo chiaro i seguenti elementi essenziali: 

1. generalità del soggetto che effettua la segnalazione, con indicazione della posizione o funzione svolta nell’ambito dell’ente, sempreché il segnalante non decida di procedere alla segnalazione anonima; 
2. una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione; 
3. le circostanze di tempo e di luogo in cui si sono verificati i fatti oggetto di segnalazione;
4. le generalità o altri elementi (come la qualifica e il servizio in cui svolge l’attività) che consentano di identificare il/i soggetto/i che ha/hanno posto in essere i fatti segnalati o a cui attribuire i fatti oggetto di segnalazione; 
5. l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione; 
6. l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
7. ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

A tal fine, la piattaforma di whistleblowing adottata da OCF consente di effettuare e inviare la segnalazione whistleblowing completa dei suddetti elementi e delle informazioni previste nel rispetto delle indicazioni contenute nelle Linee Guida ANAC. La tutela di riservatezza dell’identità del segnalante e della segnalazione di Condotte illecite (ex D. Lgs. n. 24/2023) include nel proprio ambito di applicazione le segnalazioni anonime, e cioè quelle del soggetto che non fornisce le proprie generalità. La protezione del soggetto anonimo opera nei medesimi termini e modalità della protezione accordata nei confronti di soggetti individuabili, riconoscibili e riconducibili alla categoria di segnalante (whistleblower).

Le segnalazioni anonime dovranno in ogni caso rappresentare violazioni rilevanti (Condotte illecite) e contenere i suindicati elementi essenziali, presentando informazioni adeguatamente circostanziate e rese con dovizia di particolari, tali cioè da far emergere fatti e situazioni riferibili a contesti determinati (ad esempio, con l’indicazione di nominativi o qualifiche particolari, con la menzione di uffici specifici, procedimenti, processi, attività o eventi particolari, etc.).

In ogni caso, le segnalazioni anonime pervenute attraverso i canali dedicati al whistleblowing sono oggetto di registrazione/archiviazione.

 

8. LE FORME DI TUTELA DEL WHISTLEBLOWER

A) Tutela della riservatezza dell’identità del segnalante e della segnalazione

La normativa vigente impone all’OCF l’obbligo di garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e di tutti gli elementi della segnalazione, ivi inclusa la documentazione ad essa allegata, nella misura in cui il relativo disvelamento possa, anche indirettamente, consentire l’identificazione del segnalante.

La garanzia di riservatezza è maggiormente stringente nei casi in cui il segnalante renda nota la propria identità. Tale tutela si concretizza nei seguenti modi:

• l’OdC, che riceve e gestisce le segnalazioni, in virtù di un’apposita autorizzazione al trattamento dei dati personali ai sensi degli artt. 29 e 32 del Regolamento UE 679/2016 (GDPR) e 2-quaterdecies del D. Lgs. n. 196/2003 (c.d. ‘Codice Privacy’), è tenuto a tutelare la riservatezza. In particolare: l'identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse dall’OdC competente a ricevere e a dare seguito alle segnalazioni e, in generale, a soggetti diversi da quelli espressamente autorizzati al trattamento dei dati personali relativi alle segnalazioni ai sensi degli artt. 29 e 32 del GDPR e 2-quaterdecies del Codice Privacy;
• a tal fine è prevista la possibilità di trasmissione e gestione informatizzata delle segnalazioni tramite adozione da parte dell’OCF di apposita piattaforma di whistleblowing, che è strutturata per garantire la riservatezza del whistleblower;
• la riservatezza dell’identità è inoltre tutelata nelle ipotesi in cui le segnalazioni vengono inviate a soggetti terzi, interni o esterni (ad esempio, l’Autorità Giudiziaria) per le verifiche sui fatti segnalati; è data una preventiva informazione al segnalante sull’eventualità di trasmissione della segnalazione alle autorità per i profili di competenza;
• la segnalazione e la relativa documentazione è sottratta alla richiesta di accesso agli atti amministrativi ex L. n. 241/1990 e all’accesso civico generalizzato ai sensi del D. Lgs. n. 33/2013;
• è prevista altresì l’impossibilità di esercizio da parte del segnalato dei diritti previsti dal Regolamento (UE) 679/2016 (artt. 15-22) poiché dall’esercizio di tali diritti potrebbe derivare un pregiudizio alla tutela della riservatezza dell’identità del segnalante;
• la violazione dell’obbligo di riservatezza da parte dell’OdC, che riceve e gestisce le segnalazioni, oltre che da parte degli ulteriori soggetti eventualmente autorizzati a gestire le segnalazioni, è fonte di responsabilità disciplinare, fatte salve ulteriori forme di responsabilità previste dall’ordinamento.

L’identità del segnalante non può quindi essere rivelata e viene protetta in ogni contesto successivo alla segnalazione ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia o di diffamazione ai sensi delle disposizioni del Codice penale ovvero una responsabilità di natura civile e delle ipotesi in cui l’anonimato non è opponibile per legge (ad esempio, indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo). Pertanto, nell’ambito di procedimenti penali l’identità del segnalante è coperta dal segreto sugli atti compiuti nelle indagini preliminari (art. 329 c.p.p.).

Per quanto concerne l’ambito del procedimento disciplinare, contro il presunto autore della condotta segnalata, l’identità del segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Nel caso in cui l’identità del segnalante risulti indispensabile alla difesa del soggetto cui è stato contestato l’addebito disciplinare, questa può essere rivelata solo dietro consenso espresso del segnalante.

Pertanto, l’identità del segnalante può essere rivelata all’autorità disciplinare e all’“incolpato” solo qualora ricorrano le seguenti condizioni(2):

• vi sia il consenso espresso del segnalante;
• la contestazione dell’addebito disciplinare risulti in tutto o in parte fondata e la conoscenza dell’identità del segnalante risulti indispensabile alla difesa dell’incolpato.

Deve essere altresì dato avviso alla persona segnalante mediante comunicazione scritta delle ragioni della rivelazione dei dati riservati. Infatti, per rivelare l’identità del segnalante devono concorrere la previa comunicazione scritta delle ragioni alla base della rivelazione dei dati relativi alla sua identità e il previo consenso espresso del segnalante.

 B) Tutela da misure ritorsive

Nei confronti del whistleblower che effettua una segnalazione ai sensi della presente Procedura non è consentita, né tollerata, alcuna forma di ritorsione, diretta o indiretta, avente effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla denuncia.

Per ritorsione deve intendersi qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto (art. 2, comma 1, lettera m) del Decreto Whistleblowing)(3).

Il soggetto che ritiene di aver subito una misura ritorsiva per il fatto di aver effettuato una segnalazione può comunicarlo ad ANAC, cui è affidato il compito di accertare se la misura ritorsiva sia conseguente alla segnalazione di illeciti e di applicare, in assenza di prova da parte di colui che l’ha posta in essere che la misura presa è estranea alla segnalazione, una sanzione amministrativa pecuniaria(4). Gli atti ritorsivi adottati nei confronti del segnalante sono nulli (art. 19, comma 3, D. Lgs. n. 24/2023).

È stabilita pertanto un’inversione dell’onere probatorio: l’onere di provare che la misura intrapresa è motivata da ragioni estranee alla segnalazione, alla divulgazione pubblica o alla denuncia è a carico di colui che li ha posti in essere (art. 17, comma 2, D. Lgs. n. 24/2023).

C) Estensione della tutela

Le misure di protezione si applicano anche:

• al “facilitatore” che, in qualità di persona fisica, assiste il segnalante nel processo di segnalazione e che opera all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve rimanere riservata;
• alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha presentato una denuncia o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
• ai colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha presentato una denuncia o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
• agli enti di proprietà della persona segnalante o della persona che ha presentato una denuncia all’Autorità Giudiziaria o contabile o che ha effettuato una divulgazione pubblica o per i quali le stesse persone lavorano, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.

D) Tutela del segnalante in caso di rivelazione di notizie

Il segnalante è inoltre tutelato nel caso in cui attraverso la segnalazione riveli notizie o fatti coperti da obbligo di segreto: non si configura la responsabilità penale e ogni altra ulteriore responsabilità (anche civile, amministrativa, disciplinare) per la rilevazione di notizie coperte dall’obbligo di segreto.

In particolare, il whistleblower non incorre in responsabilità penale per i reati conseguenti alla rivelazione ed utilizzazione di segreti di ufficio (art. 326 c.p.), rivelazione di segreto professionale (art. 622 c.p.) e rivelazione di segreti scientifici o commerciali (art. 623 c.p.) e alla violazione del dovere di fedeltà e di lealtà (art. 2105 c.c.).

L’esclusione da forme di responsabilità opera, inoltre, anche nelle ipotesi di violazione delle disposizioni relative alla tutela del diritto d’autore, alla protezione dei dati personali e quando le informazioni diffuse offendono la reputazione della persona coinvolta o denunciata.

Tale tutela ricorre a condizione che sussistano fondati motivi per ritenere che la rivelazione o diffusione delle informazioni coperte dall’obbligo di segreto fosse necessaria per svelare la violazione.

In ogni caso, la responsabilità penale e ogni altra responsabilità, anche di natura civile o amministrativa, non è esclusa per i comportamenti, gli atti o le omissioni non collegati alla segnalazione, alla denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o alla divulgazione pubblica o che non sono strettamente necessari a rivelare la violazione.

E) Condizioni per la tutela e conseguenti responsabilità del whistleblower

La tutela del segnalante di cui ai precedenti punti B), C) e D), ricorre alle condizioni di cui all’art. 16, comma 1, del Decreto Whistleblowing:

(i) il segnalante deve avere fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle condotte illecite segnalate fossero vere e rientrassero tra le violazioni rilevanti per la segnalazione;

(ii) la segnalazione deve essere effettuata attraverso i canali di segnalazione messi a disposizione.

La tutela non trova applicazione nei casi in cui la segnalazione riporti informazioni false rese con dolo o colpa grave. Nel dettaglio, quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale (per dolo) o civile (per dolo o colpa grave) del segnalante derivante dai reati di diffamazione o di calunnia, le tutele non sono garantite e alla persona segnalante o denunciante è irrogata una sanzione disciplinare.

 

9. IL PROCESSO DI GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI

9.1        LA PRESENTAZIONE DELLA SEGNALAZIONE INTERNA: I CANALI DI SEGNALAZIONE

 

La segnalazione interna (all’OCF) può essere inviata dal whistleblower all’OdC.

L’OdC di OCF è il solo destinatario interno delle segnalazioni, con le connesse garanzie del segnalante, secondo le modalità disciplinate dalla presente Procedura.

La segnalazione destinata all’OdC può essere presentata con le seguenti modalità:

1. 1. 1. Piattaforma di whistleblowing a cui si accede tramite l’indirizzo https://ocf.segnalazioni.net/ ovvero tramite la home page del sito istituzionale dell’OCF, www.organismocf.it, pagina “OCF Trasparente”, sezione Segnalazioni di condotte illecite – Whistleblowing ai sensi del D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24.
      2. Trasmissione cartacea della segnalazione inserita in una busta chiusa indirizzata all’Organismo di Controllo che rechi all’esterno la dicitura “riservata/personale” tramite posta interna o a mezzo del servizio postale all’indirizzo: Avv. Daniela Rocchi, via Tevere, n. 46, ed. B, 00198 - Roma. In questo caso, la segnalazione viene effettuata utilizzando apposito Modulo disponibile sul sito istituzionale dell’OCF, www.organismocf.it, pagina “OCF Trasparente”, sezione Segnalazioni di condotte illecite – Whistleblowing ai sensi del D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24. La segnalazione ricevuta con questa modalità è protocollata e registrata in apposito registro riservato (delle segnalazioni).
2. 1. 3. Le segnalazioni possono essere effettuate anche in forma orale tramite l’utilizzo del sistema di messaggistica vocale messo a disposizione dalla predetta piattaforma, attraverso il quale il segnalante può richiedere un incontro diretto che sarà fissato entro il termine di 7 giorni con l’Organismo di Controllo.

Laddove l’OdC versi in un’ipotesi di conflitto di interessi rispetto ad una specifica segnalazione ovvero nel caso in cui l’OdC coincida con il segnalante, con il segnalato o sia comunque una persona coinvolta o interessata dalla segnalazione, è attivo il seguente canale per dare efficace seguito alla segnalazione:

Trasmissione cartacea della segnalazione inserita in una busta chiusa indirizzata al Collegio Sindacale che rechi all’esterno la dicitura “riservata/personale” tramite posta interna o a mezzo del servizio postale all’indirizzo: Via Tomacelli 146, 00186 - Roma. In questo caso, la segnalazione viene effettuata utilizzando apposito Modulo disponibile sul sito istituzionale dell’OCF, www.organismocf.it, pagina “OCF Trasparente”, sezione Segnalazioni di condotte illecite – Whistleblowing ai sensi del D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24.

La segnalazione ricevuta con questa modalità è protocollata e registrata in apposito registro riservato (delle segnalazioni).

In caso di segnalazione eventualmente ricevuta da qualsiasi soggetto diverso dall’OdC (ad esempio, un superiore gerarchico, un dirigente, etc.) – qualora il mittente dichiari di voler espressamente beneficiare delle tutele in materia whistleblowing o tale volontà sia desumibile dalla segnalazione – è necessario che il ricevente indichi al mittente che la segnalazione avrebbe dovuto essere inviata all’OdC di OCF, provvedendo al contempo ad inoltrare tempestivamente e non oltre 7 giorni dal ricevimento la segnalazione all’OdC, dandone comunicazione al mittente/segnalante.

Qualora il whistleblower rivesta la qualifica di pubblico ufficiale, l’invio della segnalazione ai suddetti soggetti non lo esonera dall’obbligo di denunciare alla competente Autorità Giudiziaria i fatti penalmente rilevanti. 

 

9.2         L’ACQUISIZIONE DELLA SEGNALAZIONE INTERNA E L’ESAME PRELIMINARE

 

La segnalazione inviata dal whistleblower è acquisita dall’OdC attraverso i canali dedicati di cui al precedente paragrafo 9.1 ed è sottoposta ad esame preliminare da effettuarsi entro il termine di 15 giorni, che decorre dalla data di ricezione della segnalazione. Durante l’esame preliminare, l’OdC effettua una prima valutazione per stabilire se la segnalazione possa rientrare nei casi di whistleblowing.

I canali dedicati di whistleblowing sono strutturati per garantire i requisiti di tutela di riservatezza dell’identità del segnalante, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. A tale fine, l’OdC accede alla segnalazione ricevuta e gestisce la ricezione, l’esame preliminare e la fase istruttoria della segnalazione, nonché le comunicazioni previste nei confronti del segnalante.

Al fine di garantire la tutela della riservatezza dell’identità del segnalante, del contenuto della segnalazione stessa e della relativa documentazione con particolare riguardo alle segnalazioni acquisite tramite il canale della posta ordinaria (cartacea), l’accesso alla documentazione relativa alle segnalazioni ricevute e alle istruttorie è consentito solo all’OdC.

Le segnalazioni non potranno essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse. Le segnalazioni, acquisite con modalità diverse dai canali dedicati di whistleblowing, saranno valutate dall’OdC per un giudizio sulla competenza in merito alla stessa e gestite di conseguenza.

 

9.3         ITER ISTRUTTORIO

 

È così definito l’iter procedurale successivo alla segnalazione:

• entro 7 giorni dalla presentazione, l’OdC deve rilasciare un avviso di ricevimento al segnalante;
• entro 7 giorni l’OdC completa l’esame preliminare di cui al par. 9.2;
• entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o in mancanza di tale avviso entro 3 mesi dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione della segnalazione, l’OdC fornisce riscontro al segnalante.

Completato l’esame preliminare, segue l’avvio della fase istruttoria da effettuarsi entro 15 giorni lavorativi decorrenti dalla data di ricezione della segnalazione.

L’OdC fornisce riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento. Tale riscontro può essere anche solamente interlocutorio e può consistere nella comunicazione dell’archiviazione, nell’avvio di un’inchiesta interna ed eventualmente nelle relative risultanze, nei provvedimenti adottati per affrontare la questione sollevata, nel rinvio a un’autorità competente per ulteriori indagini.  

Nella fase istruttoria l’OdC effettua un’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute. Nello specifico:

• valuta la sussistenza dei requisiti essenziali con riferimento al segnalante e al contenuto della segnalazione (cfr. paragrafi 6 e 7);
• provvede alla verifica sulla fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza effettuando ogni attività ritenuta opportuna. L’istruttoria si sostanzia in un’attività di esame e analisi documentale e non nell’accertamento dell’effettivo accadimento dei fatti segnalati;
• può avviare un dialogo con il segnalante per ottenere chiarimenti, documenti, informazioni ad integrazione con lo stesso canale utilizzato o anche di persona;
• può chiedere elementi e informazioni integrativi a eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati. A tale fine, potranno essere sentiti i responsabili delle strutture interessate e comunque tutti coloro in condizioni di offrire un contributo all’esame della vicenda;
• può avvalersi, a seconda dell’oggetto della segnalazione, del supporto degli Uffici competenti e, ove necessario, di professionisti esterni all’azienda, avendo sempre cura che non sia compromessa la tutela della riservatezza del segnalante e del segnalato.

Qualora a seguito dell’attività istruttoria svolta l’OdC:

• ravvisi elementi di evidente e manifesta infondatezza ovvero la segnalazione sia generica e priva degli elementi di cui al par. 7, dispone l’archiviazione della segnalazione con adeguata motivazione;
• ravvisi invece elementi di fondatezza del fatto segnalato, si rivolge immediatamente agli organi preposti interni o enti/istituzioni esterne a OCF per le verifiche sui fatti segnalati, ognuno secondo le proprie competenze. Non spetta infatti all’OdC accertare le responsabilità individuali, qualunque natura esse abbiano, né svolgere controlli di legittimità o di merito su atti e provvedimenti adottati da OCF oggetto di segnalazione, con il rischio di sconfinare nelle competenze dei soggetti a ciò preposti all’interno o all’esterno di OCF, inclusa la magistratura.

Nella trasmissione della segnalazione ai soggetti terzi, sarà sempre garantito il rispetto della tutela della riservatezza del segnalante (art. 12, comma 2, D. Lgs. n. 24/2023).

Tutte le attività di istruttoria svolte e il relativo esito dovranno essere adeguatamente documentate con particolare riferimento alle decisioni assunte. In particolare, la piattaforma di whistleblowing consente di tracciare e documentare in modo informatizzato tutte le attività che costituiscono l’esame preliminare e la fase istruttoria.

 

10. LA PRESENTAZIONE DELLA SEGNALAZIONE ESTERNA

Gli artt. 6 e 7 del D. Lgs. n. 24/2023 regolano condizioni e modalità di esercizio da parte del segnalante, del diritto di attivare una segnalazione esterna al verificarsi di una delle seguenti condizioni:

• se non sono stati attivati i canali di segnalazione interna ovvero non rispettano i requisiti normativi;
• se il whistleblower ha già fatto una segnalazione interna, ma la stessa non ha avuto seguito o si è conclusa con un provvedimento finale negativo;
• se il whistleblower ha fondato motivo di ritenere che alla segnalazione non sia dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
• se il whistleblower ha fondato motivo di ritenere che la violazione segnalata possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Le modalità attraverso cui il segnalante può effettuare la segnalazione esterna all’ANAC sono definite da quest’ultima e indicate nel sito web www.anticorruzione.it.

 

11. LE DIVULGAZIONI PUBBLICHE

Un’ulteriore modalità di segnalazione è disciplinata dall’art. 15 del D. Lgs. n. 24/2023, integralmente richiamato come segue: «1. La persona segnalante che effettua una divulgazione pubblica beneficia della protezione prevista dal presente decreto se, al momento della divulgazione pubblica, ricorre una delle seguenti condizioni: a) la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna, alle condizioni e  con le modalità previste dagli articoli 4 e 7 e non è stato dato riscontro nei termini previsti dagli articoli 5 e 8 in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni; b) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse; c) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere  che la segnalazione esterna possa comportare il  rischio di ritorsioni o possa non avere efficace  seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa. 2. Restano ferme le norme sul segreto professionale degli esercenti la professione giornalistica, con riferimento alla fonte della notizia».   

Il whistleblower beneficerà delle medesime misure di protezione accordate dal D. Lgs. n. 24/2023 per l’utilizzo del canale interno/esterno, solo qualora:

• abbia previamente effettuato una segnalazione interna o esterna senza aver ricevuto riscontro nei termini previsti;
• abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
• abbia fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

 

12. CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE INERENTE ALLE SEGNALAZIONI E INFORMATIVA PRIVACY

Tutti i dati personali contenuti nella segnalazione e/o raccolti e/o acquisiti saranno trattati nel rispetto della normativa sul trattamento dei dati e, in particolare, dei principi generali del Regolamento UE 679/2016 (GDPR) e delle disposizioni aziendali in materia, oltreché della presente Procedura adottata da OCF. Nel sito istituzionale dell’OCF, www.organismocf.it all’interno della pagina “OCF Trasparente”, sezione Segnalazioni di condotte illecite – Whistleblowing ai sensi del D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24, nonché nella Piattaforma whistleblowing è consultabile l’informativa privacy completa resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del predetto Regolamento UE.

Tutta la documentazione relativa ad ogni singola segnalazione, sia essa in formato cartaceo che elettronico, deve essere archiviata e conservata in maniera adeguata a cura dell’OdC e conservata per un periodo di cinque anni dalla comunicazione al segnalante dell’esito della procedura di gestione e trattazione della segnalazione, ad eccezione dei casi in cui la normativa vigente consenta un termine maggiore per la relativa conservazione.

 

13. SISTEMA DISCIPLINARE E AGGIORNAMENTO DELLA PROCEDURA

Le violazioni degli obblighi previsti dalla presente Procedura configurano una responsabilità disciplinare per inosservanza di disposizioni di servizio, fatta salva l’eventuale configurazione di illeciti disciplinari più gravi.

La presente Procedura e i canali dedicati alle segnalazioni saranno oggetto di revisione periodica per garantire il costante allineamento alla normativa di riferimento nonché in funzione dell’operatività e della esperienza maturata da OCF.

 

 

Note

(1) Linee Guida Anac del 12 luglio 2023 (delibera n. 311/2023).

(2) Nell'ambito del procedimento disciplinare, l'identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.

(3) L’art. 17, comma 4 del D.lgs. 24/2023, quale elenco non esaustivo, indica che le seguenti fattispecie costituiscono ritorsioni, qualora siano riconducibili all'art. 2, comma 1, lettera m) del Decreto:

a)  il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;

b)  la retrocessione di grado o la mancata promozione;

c)  il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell'orario di lavoro;

d)  la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell'accesso alla stessa;

e)  le note di merito negative o le referenze negative;

f)  l'adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;

g)  la coercizione, l'intimidazione, le molestie o l'ostracismo;

h)  la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;

i)  la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;

l)  il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;

m)  i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;

n)  l'inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l'impossibilità per la persona di trovare un'occupazione nel settore o nell'industria in futuro;

o)  la conclusione anticipata o l'annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;

p)  l'annullamento di una licenza o di un permesso;

q)  la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

(4) Fermi restando gli altri profili di responsabilità, l'ANAC applica al responsabile le seguenti sanzioni amministrative pecuniarie (art. 21, Decreto Whistleblowing):

a)   da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che sono state commesse ritorsioni o quando accerta che la segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla o che è stato violato l'obbligo di riservatezza di cui all'articolo 12;

b)  da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione, che non sono state adottate procedure per l'effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero che l'adozione di tali procedure non è conforme a quelle di cui agli articoli 4 e 5, nonché quando accerta che non è stata svolta l'attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute;

c)  da 500 a 2.500 euro, nel caso di cui all'articolo 16, comma 3, salvo che la persona segnalante sia stata condannata, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all'autorità giudiziaria o contabile. 

L’OCF inoltre prevede nel Sistema Disciplinare adottato ai sensi dell'articolo 6, comma 2, lettera e), del Decreto 231/ 2001, sanzioni nei confronti di coloro che accertano essere responsabili degli illeciti di cui al comma 1 dell’art. 21 del Decreto Whistleblowing.